Kolla ditt kassaregister
Från och med 1 januari 2027 ska kassaregister uppfylla Skatteverkets nya föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17). För många företag innebär det att det är dags att kontrollera om det befintliga kassasystemet uppfyller de nya tekniska kraven.
Här går vi igenom vad ett kassaregister är, vilka som omfattas av reglerna för kassaregister och vad man bör tänka på inför årsskiftet.
Vad förändras 2027?
1 januari 2027 börjar nya krav på kassaregister att gälla. Kassaregister som används i verksamheten ska då uppfylla Skatteverkets nya föreskrift om krav på kassaregister, SKVFS 2021:17.
Den viktigaste förändringen är att kassaregister med journalminne ska kunna ta fram registreringar i XML-format för att uppgifterna på ett mer standardiserat sätt ska kunna hanteras vid kontroll. Vår rekommendation är att företag kollar med sin leverantör av kassaregister om något behöver kompletteras inför årsskiftet.
Vad är ett kassaregister?
Ett kassaregister är en kassaapparat, ett kassasystem eller annan liknande utrustning som används för att registrera försäljning av varor och tjänster när kunden betalar i samband med köpet. Företagets kassaregister ska vara tillverkardeklarerad. Som en del av kassaregistret ska det också finnas en certifierad kontrollenhet eller ett kontrollsystem.
Vilka måste ha kassaregister?
Huvudregeln är att alla företag som tar emot kontant betalning ska registrera försäljningen i ett kassaregister.
Vad räknas som kontant ersättning?
Många förknippar kontant betalning med sedlar och mynt, men i dessa sammanhang har begreppet en betydligt bredare innebörd. Även betalningar med kort, Swish, presentkort och vissa kuponger omfattas av reglerna. Att en verksamhet inte tar emot kontanter i traditionell mening innebär därför inte automatiskt att den står utanför kassaregisterreglerna.
Vad räknas inte som kontant ersättning?
Försäljning som faktureras omfattas inte av kassaregisterkravet. Om kunden får en faktura och betalar vid ett senare tillfälle behöver försäljningen därför inte registreras i ett kassaregister. Samma sak gäller för kontantfakturor (se nedan).
När behövs inte kassaregister?
Det finns flera undantag från kravet på kassaregister.
Obetydlig kontant försäljning
Företag behöver inte ha ett kassaregister om den kontanta försäljningen uppgår till högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår (12 månader). Då anses den kontanta försäljningen vara av obetydlig omfattning.
För 2026 motsvarar fyra prisbasbelopp 236 800 kr (4 × 59 200 kr).
Särskilda undantag
Alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning omfattas inte av kravet på kassaregister. Vissa verksamheter är undantagna enligt lag:
- offentliga verksamheter och organisationer som inte är skattskyldiga enligt inkomstskattelagen, exempelvis staten, regioner, kommuner, konkursbon och allmännyttiga ideella föreningar
- taxiverksamhet
- försäljning som sker genom distans- eller hemförsäljning
- bemannad försäljning, till exempel via varuautomater eller i helt automatiserade butiker
- försäljning av lotter och spel som säljs genom ombud med stöd av licens enligt spellagen
- försäljning av biljetter och andra färdbevis som utförs av kollektivtrafikföretag
- bingoverksamhet, automatspel och vissa lotterier som bedrivs med tillstånd enligt
Tänk på: Försäljning som sker via en app eller webbplats på en restaurang eller ett café omfattas normalt inte av reglerna om distansförsäljning om kunden befinner sig på plats i lokalen när beställningen görs. Sådan försäljning kan därför fortfarande omfattas av kassaregisterkrav
Ansöka om undantag
Skatteverket har möjlighet att i enskilda fall besluta om undantag från kassaregister när skyldigheten bedöms som oskäligt. Det krävs då en ansökan hos Skatteverket med en motivering om varför det inte är möjligt att använda ett kassaregister. Företaget kan även bli befriade om de kan visa att det finns ett annat tillförlitligt underlag för Skatteverkets kontroll. Skatteverket har däremot uttryckt sig om att det normalt inte räcker som skäl att försäljningen sker utomhus i dåligt väder eller att det saknas el på försäljningsplatsen.
Kontantfaktura som alternativ
Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt (s k kontantfaktura) ska detta inte räknas som kontant försäljning om fakturan uppfyller vissa krav.
Förutsättningen för att den ska räknas som fakturerad försäljning är att fakturan innehåller de uppgifter som krävs för verifikationer enligt bokföringslagen och att den bokförs enligt reglerna för bokföring av fakturor.
Följande uppgifter ska finnas enligt bokföringslagen 5 kap 7 §:
- när verifikationen har sammanställts,
- när affärshändelsen har inträffat,
- vad den anser,
- vilket belopp den gäller,
- vilken motpart den berör (namn och adress)
I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga.
Kravet är att fakturan ska vara bokförd enligt följande:
Kontantfakturor ska hanteras på samma sätt som företaget hanterar normala kreditfakturor, vilket normalt innebär att de ska ingå i en fakturajournal. Det bör dock inte vara nödvändigt att redovisa kontantfaktura i en kundreskontra.
En kontantfaktura utgör en fullständig enskild verifikation – den kan inte ingå i en gemensam verifikation. Det är dock tillåtet att komprimera uppgifter från fakturorna i listor och använda dessa listor (fakturajournaler) i bokföringen – vilket då räknas som en verifikation. Varje faktura ska ha fakturanummer och listan får bara avse en dags fakturering. Observera att den kontanta betalningen av kontantfakturan ska bokföras senast påföljande arbetsdag.